De administratie van de werkkostenregeling staat weer voor de deur. In de aangifte loonheffingen over het tweede tijdvak, die je uiterlijk maart 2021 moet indienen, geef je op basis van je administratie aan of er een overschrijding is van de vrije ruimte. En zo ja, hoe hoog deze is. Als werkgever kun je optimaal gebruikmaken van de werkkostenregeling. Maar er gelden ook voorwaarden en verplichtingen. Door COVID-19 hebben werkgevers juist nu veel aanpassingen gedaan in het vergoedingen en verstrekkingenbeleid aan werknemers. Deze wijzigingen hebben direct effect op de werkkostenregeling. Ook heeft de overheid wijzigingen aangekondigd. Graag lichten we dit toe. [lees door]

De werkkostenregeling (WKR) in het kort 

In beginsel is alles wat je als werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt loon. De WKR is een verplichte fiscale regeling voor werkgevers en biedt aan jou de mogelijkheid om onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers te geven zolang je de zogenoemde vrije ruimte niet overschrijdt. Daarnaast is het mogelijk om als werkgever bepaalde zaken onbelast te vergoeden of verstrekken aan werknemers.

De vrije ruimte 

Via de WKR mag je als werkgever vanwege de steunmaatregelen in 2020 maximaal 3% van het (fiscale) loon tot € 400.000 en daarboven 1,2% onbelast vergoeden of verstrekken aan je werknemers. Voor de eerste € 400.000 bedraagt de vrije ruimte in 2021 1,7%. Daarnaast verlaagt de overheid de vrije ruimte over het gedeelte van de loonsom dat boven de € 400.000 uitstijgt van 1,2% naar 1,18%. Over het bedrag dat je hierboven vergoedt of verstrekt, moet je 80% eindheffing betalen. 

Diverse WKR-categorieën

Alles wat werknemers uit hun dienstbetrekking ontvangen, ziet de Belastingdienst als loon. Voor bepaalde categorieën geldt een uitzondering, zoals bij:

  • gerichte vrijstellingen;
  • nihil waarderingen;
  • intermediaire kosten.

Daarnaast bestaan er vergoedingen en verstrekkingen die de Belastingdienst niet als loon aanmerkt. Een rubricering moet altijd in je administratie aanwezig zijn. 

Optimaliseren van de werkkostenregeling

Als werkgever kun je optimaal gebruikmaken van de werkkostenregeling. Dit biedt niet alleen voordeel voor jou als werkgever, maar ook voor je werknemers. Naast optimaal gebruikmaken van de percentages voor de vrije ruimte, kun je de WKR ook optimaliseren door de vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers te kwalificeren als gerichte vrijstellingen, nihil waarderingen of intermediaire kosten. Hierdoor kun je een hogere (onbelaste) onkostenvergoeding verstrekken aan werknemers of bijvoorbeeld een cafetariaregeling overwegen. Heb je een structuur met meerdere bv’s? Dan biedt de concernregeling mogelijk extra optimalisatiemogelijkheden. 

Administratie en onderbouwing vereist 

In de aangifte loonheffingen over het tweede tijdvak (uiterlijk indienen maart 2021) moet je op basis van jouw administratie aangeven of er een overschrijding van de vrije ruimte is. En zo ja, hoe hoog deze is. De werkkostenregeling bestaat uit diverse voorwaarden, regels en verplichtingen waaraan je structureel moet voldaan om een naheffing in de loonbelasting te voorkomen. Bij een boekenonderzoek door de Belastingdienst vormt de WKR een vaste controlepost. Hierbij toetst de inspecteur ook de formele voorwaarden. Zo moet je als werkgever aantonen dat je bepaalde vergoedingen en verstrekkingen expliciet als eindheffingsbestanddeel hebt aangewezen. Daarnaast moet je aantonen dat vergoedingen en verstrekkingen gebruikelijk en noodzakelijk zijn én je moet je vaste kostenvergoedingen aan werknemers onderbouwen met een kostenonderzoek. 

Waarom juist nu relevant? 

De werkkostenregeling bestaat al geruime tijd. Wij merken in de praktijk dat werkgevers grote kansen binnen de WKR laten liggen, waardoor ze onnodig belasting moeten afdragen. Aan de andere kant zien wij regelmatig dat werkgevers geen deugdelijke onderbouwing hebben of dat zij een overschrijding niet juist of niet tijdig vaststellen. Het niet voldoen aan de formele voorwaarden leidt dan alsnog tot naheffingen en boetes. De jurisprudentie volgt elkaar in rap tempo op. Tot slot heeft jouw beleid voor vergoedingen en verstrekkingen aan personeel effect op andere belastingsoorten, zoals: de aftrekbeperkingen in de btw (BUA/horeca) of de vennootschapsbelasting (aftrekbaarheid gemengde kosten).  

Corona en WKR

Vanwege corona hebben veel werkgevers in 2020 aanpassingen gedaan in hun beleid van vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Heb je bijvoorbeeld afgelopen jaar Arbo voorzieningen, thuiswerkplekken, gereedschappen of ICT- en communicatiemiddelen voor je werknemers verstrekt, vergoed of ter beschikking gesteld? Of heb je vergoedingen voor thuiswerkfaciliteiten verschaft? Misschien heb je de vaste onkostenvergoedingen en reiskostenvergoedingen door laten lopen afgelopen jaar of iets extra’s gedaan voor je personeel? Dergelijke aanpassingen hebben een belangrijke invloed op je werkkostenadministratie en de (overschrijding van je) vrije ruimte. 

Hoe kunnen wij jou helpen?

Wij adviseren je om juist dit jaar extra kritisch te letten op een goede onderbouwing en rubricering van de WKR. Desgewenst toetsen wij graag jouw WKR-administratie of intern beheersingsproces. Natuurlijk brengen we dan ook de optimalisatiemogelijkheden voor je in kaart. 

Wil je meer weten? Of heb je een gerichte vraag?
Neem dan contact met ons op:
info@dejongacc.nl
+31 73 656 25 81